Begitu bisnis UMKM berkembang dan mulai memiliki karyawan, kewajiban perpajakan pun ikut bertambah. Salah satunya adalah pemotongan PPh Pasal 21 atas gaji karyawan. Banyak pemilik UMKM yang bingung: apakah PPh 21 ini beban perusahaan atau beban karyawan? Bagaimana mencatatnya di jurnal? Kapan harus disetorkan ke kas negara? Kesalahan dalam jurnal pemotongan PPh 21 gaji karyawan UMKM bisa berakibat pada laporan keuangan yang tidak akurat dan potensi masalah saat pemeriksaan pajak.
Artikel ini memandu Anda memahami mekanisme pemotongan PPh 21, tiga metode perhitungan yang berlaku, dan jurnal akuntansi yang tepat untuk setiap skenario.
Apa Itu PPh Pasal 21 dan Siapa yang Wajib Memotong
PPh Pasal 21 adalah pajak penghasilan yang dikenakan atas gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan pembayaran lain yang diterima oleh orang pribadi sehubungan dengan pekerjaan. UMKM yang memiliki karyawan wajib memotong PPh 21 dari penghasilan karyawan setiap bulan, menyetorkannya ke kas negara, dan melaporkannya melalui SPT Masa PPh 21.
Kewajiban ini berlaku untuk semua pemberi kerja, termasuk UMKM yang belum berbentuk PT. Selama ada hubungan kerja dan ada pembayaran penghasilan, maka kewajiban pemotongan dan pelaporan jurnal pemotongan PPh 21 gaji karyawan UMKM sudah berlaku.
Tiga Metode Pemotongan PPh 21
Sebelum membuat jurnal, tentukan dulu metode mana yang diterapkan perusahaan Anda. Metode yang dipilih harus konsisten sepanjang tahun pajak.
Metode Gross (Ditanggung Karyawan)
PPh 21 sepenuhnya dipotong dari gaji bruto karyawan. Karyawan menerima take home pay yang sudah dikurangi pajak. Beban perusahaan hanya sebesar gaji bruto saja. Contoh: gaji bruto Rp10.000.000, PPh 21 Rp500.000, take home pay karyawan Rp9.500.000.
Metode Net (Ditanggung Perusahaan)
Perusahaan menanggung PPh 21 sehingga karyawan menerima gaji penuh tanpa potongan. Beban perusahaan menjadi lebih besar, namun pajak yang ditanggung tidak bisa dikurangkan sebagai biaya fiskal dalam SPT badan. Contoh: gaji bruto Rp10.000.000, PPh 21 Rp500.000 ditanggung perusahaan, karyawan menerima Rp10.000.000.
Metode Gross Up
Perusahaan memberikan tunjangan pajak sebesar PPh 21 yang terutang, sehingga tunjangan ini menambah penghasilan bruto karyawan dan sekaligus menjadi dasar pemotongan. Keunggulan utamanya: tunjangan pajak yang dibayar perusahaan bisa diakui sebagai biaya yang dapat dikurangkan (deductible expense). Metode ini paling sering direkomendasikan untuk UMKM yang ingin efisiensi pajak badan.
Jurnal Pemotongan PPh 21 Metode Gross
Berikut adalah contoh pencatatan jurnal pemotongan PPh 21 gaji karyawan UMKM dengan metode gross. Skenario: gaji bruto Rp10.000.000, PPh 21 terutang Rp500.000.
Pengakuan Beban Gaji di Akhir Bulan
| Akun | Debit | Kredit | Keterangan |
| Beban Gaji | Rp10.000.000 | Gaji bruto bulan ini | |
| Utang PPh 21 | Rp500.000 | Pajak dipotong, belum disetor | |
| Utang Gaji | Rp9.500.000 | Take home pay karyawan |
Pembayaran Gaji ke Rekening Karyawan
| Akun | Debit | Kredit |
| Utang Gaji | Rp9.500.000 | |
| Kas / Bank | Rp9.500.000 |
Penyetoran PPh 21 ke Kas Negara (maks. tgl 10 bulan berikutnya)
| Akun | Debit | Kredit |
| Utang PPh 21 | Rp500.000 | |
| Kas / Bank | Rp500.000 |
Jurnal Pemotongan PPh 21 Metode Net
Pada metode net, jurnal pemotongan PPh 21 gaji karyawan UMKM mencatat pajak sebagai beban terpisah di sisi perusahaan. Skenario: gaji bersih yang dijanjikan Rp10.000.000, PPh 21 yang harus disetor Rp500.000.
| Akun | Debit | Kredit | Keterangan |
| Beban Gaji | Rp10.000.000 | Gaji bersih karyawan | |
| Beban PPh 21 Ditanggung | Rp500.000 | Pajak ditanggung perusahaan | |
| Utang PPh 21 | Rp500.000 | Kewajiban setor ke negara | |
| Kas / Bank | Rp10.000.000 | Transfer ke karyawan |
Jurnal Pemotongan PPh 21 Metode Gross Up
Metode gross up menghasilkan jurnal yang sedikit lebih kompleks karena ada komponen tunjangan pajak yang ditambahkan ke penghasilan bruto karyawan. Skenario: gaji pokok Rp10.000.000, tunjangan pajak (hasil perhitungan gross up) Rp526.316.
| Akun | Debit | Kredit | Keterangan |
| Beban Gaji | Rp10.000.000 | Gaji pokok | |
| Beban Tunjangan Pajak | Rp526.316 | Tunjangan gross up | |
| Utang PPh 21 | Rp526.316 | Pajak atas total penghasilan | |
| Kas / Bank | Rp10.000.000 | Transfer ke karyawan |
Pada metode ini, take home pay karyawan tetap Rp10.000.000 karena tunjangan pajak langsung dipotong kembali sebagai PPh 21. Beban total perusahaan menjadi Rp10.526.316, namun seluruhnya dapat dibiayakan secara fiskal.
Komponen Gaji yang Mempengaruhi PPh 21
Gaji karyawan bukan hanya gaji pokok. Berbagai komponen berikut memengaruhi besaran PPh 21 dan harus dicatat dengan tepat dalam jurnal pemotongan PPh 21 gaji karyawan UMKM agar dasar pengenaan pajak tidak keliru.
| Komponen | Jenis Pencatatan | Pengaruh ke PPh 21 |
| Gaji Pokok | Beban Gaji | Ya, masuk DPP |
| Tunjangan Makan (uang tunai) | Beban Tunjangan | Ya, masuk DPP |
| BPJS Ketenagakerjaan (pekerja) | Pengurang bruto | Mengurangi DPP PPh 21 |
| BPJS Kesehatan (pekerja) | Pengurang bruto | Mengurangi DPP PPh 21 |
| Bonus / THR | Beban Gaji | Ya, masuk DPP |
| Uang Lembur | Beban Gaji | Ya, masuk DPP |
Daftar Akun yang Dibutuhkan
Untuk mencatat jurnal pemotongan PPh 21 gaji karyawan UMKM dengan rapi, siapkan akun-akun berikut di buku besar Anda:
- Beban Gaji: untuk semua komponen penghasilan bruto karyawan
- Beban Tunjangan Pajak: khusus untuk metode gross up
- Beban PPh 21 Ditanggung: khusus untuk metode net
- Utang PPh 21: untuk pajak yang sudah dipotong tetapi belum disetor ke kas negara
- Utang Gaji: untuk gaji yang sudah diakui sebagai beban tetapi belum ditransfer
- Kas / Bank: akun yang berkurang saat pembayaran gaji dan saat setor pajak
Batas Waktu Setor dan Lapor PPh 21
Penyetoran PPh 21 yang dipotong paling lambat dilakukan pada tanggal 10 bulan berikutnya. Pelaporan SPT Masa PPh 21 paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya. Keterlambatan penyetoran dikenakan sanksi bunga 2 persen per bulan dari PPh yang kurang disetor. Catat tanggal jatuh tempo ini di kalender bisnis Anda dan jadikan bagian dari SOP bulanan agar kewajiban tidak terlewat.
Kesalahan Umum Jurnal PPh 21 di UMKM
Tidak Membuat Akun Utang PPh 21
Banyak UMKM langsung mencatat PPh 21 sebagai kas keluar tanpa melewati akun utang, sehingga kewajiban pajak tidak terlihat di neraca dan rekonsiliasi menjadi lebih sulit.
Mencampur Beban PPh 21 dengan Beban Gaji
PPh 21 yang ditanggung perusahaan (metode net) harus dicatat terpisah, bukan digabung ke beban gaji, karena perlakuan fiskalnya berbeda dan bisa mempengaruhi perhitungan pajak badan.
Tidak Konsisten dalam Memilih Metode
Pindah-pindah metode setiap bulan menyebabkan beban gaji yang tidak konsisten dan sulit diaudit. Tentukan metode di awal tahun pajak dan terapkan secara konsisten.
Kesimpulan
Jurnal pemotongan PPh 21 gaji karyawan UMKM yang benar dimulai dari pemilihan metode yang tepat, pencatatan beban gaji kotor, pengakuan utang PPh 21, dan transfer kas bersih ke karyawan. Setiap langkah harus terdokumentasi di jurnal agar laporan keuangan akurat dan kewajiban pajak terpenuhi tepat waktu.
Jika Anda ingin memastikan sistem penggajian dan jurnal pemotongan PPh 21 gaji karyawan UMKM di bisnis Anda sudah sesuai regulasi terbaru, Balancio Indo siap membantu. Kami menangani perhitungan PPh 21 bulanan, pembuatan bukti potong, hingga pelaporan SPT Masa untuk UMKM berbagai skala. Kunjungi www.balancioindo.com dan konsultasikan kebutuhan perpajakan Anda bersama tim kami.
