Mengenal Kas Kecil Pengertian Contoh Jurnal dan Metode Imprest vs Fluktuasi

Mengenal Kas Kecil Pengertian Contoh Jurnal dan Metode Imprest vs Fluktuasi

Struk tercecer, pengeluaran kecil sulit dilacak, dan selisih kas baru ketahuan menjelang closing. Masalah seperti ini sering terjadi karena kas kecil tidak dikelola dengan tertib sehingga biaya harian yang nilainya kecil justru membuat laporan keuangan tidak akurat dan audit trail berantakan.

Solusinya adalah menata kas kecil sejak awal dengan sistem yang sederhana tetapi disiplin. Mulai dari jurnal kas kecil yang rapi, rekonsiliasi kas kecil di akhir periode, hingga penerapan metode imprest agar saldo tetap mudah diawasi.

Dipadukan dengan SOP kas kecil yang jelas, setiap pengeluaran terdokumentasi, klaim ganda bisa dicegah, dan angka di laporan keuangan menjadi andal.

Apa itu kas kecil

Kas kecil adalah dana tunai yang disediakan khusus untuk menutup pengeluaran operasional bernilai kecil dan frekuen.

Contohnya pembelian ATK, meterai, parkir, konsumsi rapat ringan, ongkos kirim dokumen, atau bensin kurir.

Tujuan utamanya mempercepat pembayaran kebutuhan ringan sambil tetap berada dalam kontrol akuntansi yang baik melalui pencatatan dan jurnal kas kecil yang disiplin.

Kapan kas kecil dipakai

  • Pengeluaran kecil yang perlu dibayar segera agar pekerjaan tidak tertunda.
  • Biaya operasional harian yang tidak efisien jika diproses lewat tagihan vendor.
  • Transaksi rutin dengan bukti sah yang jelas.

Kapan kas kecil tidak disarankan

  • Pembelian aset tetap atau transaksi bernilai besar.
  • Pembayaran gaji, upah lembur, atau honor.
  • Uang muka proyek dengan nilai signifikan.
  • Tagihan vendor yang sebaiknya melalui proses pembelian dan pembayaran terjadwal.
  • Penggunaan di luar kepentingan perusahaan.

Dengan batasan yang jelas, kas kecil membantu menjaga kelancaran operasional sekaligus mencegah penyalahgunaan dana.

Metode pencatatan kas kecil

Pengelolaan kas kecil umumnya memakai dua pendekatan akuntansi yaitu metode imprest dan metode fluktuasi.

Keduanya sah digunakan. Pilih yang paling cocok dengan kebutuhan kontrol, kapasitas tim, dan target kecepatan closing.

Tujuan akhirnya tetap sama yaitu jurnal kas kecil rapi, rekonsiliasi kas kecil lancar, dan saldo mudah diawasi.

Metode imprest (metode tetap)

Inti metode: biaya diakui saat replenishment.

Alur singkat:

  1. Pembentukan saldo kas kecil pada jumlah tetap.
  2. Belanja harian dibayar dari kas kecil.
  3. Kumpulkan bukti, validasi, dan beri cap LUNAS.
  4. Rekonsiliasi kas kecil secara berkala dan wajib di akhir bulan.
  5. Isi ulang sesuai total bukti agar saldo kembali ke jumlah tetap.

Metode fluktuasi (metode berubah-ubah)

Inti metode: biaya diakui saat transaksi terjadi.

Alur singkat:

  1. Belanja harian dicatat harian ke akun biaya.
  2. Rekonsiliasi kas kecil dilakukan berkala untuk memastikan saldo fisik sesuai catatan.
  3. Replenishment hanya memulihkan saldo kas kecil, tidak menambah pengakuan biaya karena biaya sudah diakui harian.

Perbandingan singkat

AspekMetode Imprest (Metode Tetap)Metode Fluktuasi (Metode Berubah-ubah)
Waktu pengakuan biayaSaat pengisian kembali (replenishment).Saat pengeluaran terjadi (harian).
Kontrol saldoMudah dipantau karena saldo kembali ke jumlah tetap.Lebih fleksibel; saldo bergerak mengikuti transaksi dan perlu disiplin pencatatan.
KecocokanUMKM umum yang butuh kontrol sederhana dan admin ringan.Tim akuntansi yang butuh pelacakan biaya harian yang rinci dan siap jurnal harian.

Contoh jurnal kas kecil

Contoh jurnal akuntansi kas kecil

Berikut ilustrasi agar cara mencatat jurnal kas kecil mudah dipahami. Angka bisa disesuaikan dengan chart of accounts dan bukti yang ada.

Ilustrasi 1: Metode imprest (metode tetap)

Kondisi

  • Perusahaan menetapkan saldo kas kecil sebesar Rp5.000.000.
  • Selama periode berjalan terjadi pengeluaran kecil berikut dengan bukti sah:
    • ATK Rp120.000
    • Parkir Rp20.000
    • Konsumsi rapat Rp350.000
  • Total bukti Rp490.000. Semua bukti sudah diperiksa dan diberi cap LUNAS.

Jurnal pembentukan saldo

Dr Kas Kecil                   5.000.000

   Cr Kas atau Bank            5.000.000

Selama periode berjalan

  • Pengeluaran harian tidak dijurnal ke buku besar.
  • Custodian hanya mencatat di Log Kas Kecil dan menempelkan bukti.

Jurnal saat replenishment

Dr Biaya ATK                     120.000

Dr Biaya Parkir                   20.000

Dr Biaya Konsumsi Rapat          350.000

   Cr Kas atau Bank              490.000

Hasil

  • Biaya diakui sekaligus saat replenishment sebesar total bukti.
  • Saldo Kas Kecil kembali ke Rp5.000.000.

Ilustrasi 2: Metode fluktuasi (metode berubah-ubah)

Kondisi

  • Saldo awal kas kecil Rp3.000.000.
  • Terjadi pengeluaran harian berikut dengan bukti sah:
    • Pengisian tinta printer Rp200.000
    • Ongkos kirim dokumen Rp35.000
    • Pulsa internet darurat tim Rp150.000

Jurnal harian saat transaksi terjadi

Dr Biaya ATK                     200.000

   Cr Kas Kecil                  200.000

Dr Biaya Pengiriman               35.000

   Cr Kas Kecil                   35.000

Dr Biaya Internet                150.000

   Cr Kas Kecil                  150.000

Setelah beberapa hari, custodian minta replenishment Rp385.000

  • Tujuan replenishment hanya memulihkan saldo kas kecil, bukan untuk mengakui biaya lagi karena biaya sudah dicatat harian.

Jurnal replenishment

Dr Kas Kecil                     385.000

   Cr Kas atau Bank              385.000

Hasil

  • Saldo Kas Kecil kembali ke Rp3.000.000.
  • Laporan biaya sudah terakui harian, sehingga analitik biaya per hari lebih detail.

Ilustrasi 3: Selisih kas kecil saat penutupan periode

Kondisi

  • Menjelang closing, dilakukan rekonsiliasi kas kecil.
  • Menurut Log Kas Kecil, saldo seharusnya Rp1.000.000.
  • Hasil hitung fisik di brankas hanya Rp980.000.
  • Ada selisih kurang kas Rp20.000 yang tidak bisa ditemukan penyebabnya setelah pemeriksaan.

Jurnal selisih kurang kas

Dr Biaya Selisih Kas              20.000

   Cr Kas Kecil                   20.000

Jika terjadi kebalikannya

  • Menurut log seharusnya Rp1.000.000, hasil hitung fisik Rp1.015.000.
  • Ada selisih lebih kas Rp15.000.

Jurnal selisih lebih kas

Dr Kas Kecil                      15.000

   Cr Pendapatan Lain-lain        15.000

Langkah perbaikan

  • Tinjau kembali bukti, cek penomoran, dan validasi cap LUNAS.
  • Terapkan audit mendadak berkala untuk mencegah selisih berulang.

Ilustrasi 4: Bukti hilang yang disetujui atasan

Kondisi

  • Ada pengeluaran konsumsi kecil Rp75.000, namun struk hilang.
  • Pemohon membuat Surat Pernyataan Kehilangan dan mendapat persetujuan atasan.

Metode imprest

  • Tetap diakui saat replenishment bersama bundel bukti lain.

Dr Biaya Konsumsi                 75.000

   Cr Kas atau Bank               75.000

Metode fluktuasi

  • Diakui pada hari transaksi.

Dr Biaya Konsumsi                 75.000

   Cr Kas Kecil                   75.000

Catatan: lampirkan surat pernyataan dan persetujuan atasan sebagai pengganti bukti sah.

Ilustrasi 5: Pengeluaran tidak layak kas kecil

Kondisi

  • Staf mengajukan pembelian kursi kantor Rp1.800.000 memakai kas kecil.
  • Kebijakan perusahaan menetapkan limit kas kecil per transaksi Rp500.000.

Tindakan

  • Tolak pembayaran melalui kas kecil.
  • Arahkan ke proses pembelian reguler melalui purchasing dan pembayaran via transfer.

Manfaat kebijakan

  • Disiplin limit transaksi menjaga kas kecil fokus pada biaya kecil yang frekuen.
  • Menghindari risiko penyalahgunaan dan menjaga akurasi jurnal kas kecil.

Kesimpulan

Kas kecil mempermudah pembayaran kebutuhan operasional kecil yang frekuen, asalkan jurnal kas kecil dicatat konsisten dan rekonsiliasi kas kecil dilakukan rutin. Intinya ada dua pendekatan:

  • Metode imprest atau metode tetap. Biaya diakui saat replenishment. Cocok untuk UMKM yang ingin kontrol saldo sederhana dan proses administrasi ringan.
  • Metode fluktuasi atau metode berubah ubah. Biaya diakui saat transaksi terjadi. Cocok ketika dibutuhkan pelacakan biaya harian yang lebih detail.

Apa pun metodenya, kunci praktiknya sama, tetapkan saldo awal yang realistis, gunakan bukti sah, catat jurnal sesuai alur, lalu lakukan rekonsiliasi sebelum closing agar saldo buku sesuai kondisi sebenarnya.

Perlu menata jurnal kas kecil yang rapi untuk metode imprest atau fluktuasi, lengkap dengan format akun dan contoh entri

BalancioIndo bisa membantu mulai dari pemilihan metode imprest vs fluktuasi, pembuatan jurnal kas kecil yang konsisten, hingga rekonsiliasi kas kecil dan SOP kas kecil yang mudah diikuti tim.

Kunjungi BalancioIndo.com untuk konsultasi awal dan paket implementasi yang sesuai kebutuhan bisnis.

Leave A Comment

Subscribe for insights that help you make sharper, smarter decisions.

Great Business Starts with Financial Clarity