Cara rekonsiliasi bank untuk UMKM adalah langkah sederhana namun krusial agar angka kas di pembukuan sama dengan yang ada di rekening.
Tanpa rekonsiliasi, pemilik usaha mudah salah melihat posisi uang, sulit mengambil keputusan, dan berisiko mengalami kebocoran yang tidak disadari.
Rekonsiliasi membantu menemukan perbedaan antara saldo bank dan saldo buku sejak dini. Penyebabnya bisa karena waktu pencatatan yang berbeda, biaya bank yang belum tercatat, atau kesalahan input.
Dengan mengecek secara teratur, kamu menjaga laporan keuangan tetap akurat, arus kas jelas, dan proses tutup buku jadi lebih cepat.
Apa Itu Rekonsiliasi Bank untuk UMKM
Rekonsiliasi bank adalah proses mencocokkan catatan kas versi bisnis dengan catatan kas versi bank untuk periode yang sama.
Tujuannya agar angka saldo kas di laporan keuangan sama dengan angka riil di rekening.
Hasil yang diharapkan:
- Semua pemasukan dan pengeluaran tercatat benar.
- Perbedaan cepat ditemukan lalu diperbaiki.
- Saldo di buku dan saldo di bank menjadi selaras sehingga laporan bisa dipercaya.
Perbedaan saldo bank vs saldo buku
Wajar kalau ada selisih sementara. Penyebab paling umum:
- Perbedaan waktu. Contoh: kamu setor tanggal 30, bank memproses tanggal 1 bulan berikutnya. Di buku sudah masuk, di bank belum. Ini disebut setoran dalam perjalanan.
- Pembayaran yang belum dibukukan bank. Contoh: kamu transfer tanggal 31 sore, bank baru memotong saldo besoknya. Di buku sudah keluar, di bank belum. Ini disebut transfer atau cek beredar.
- Biaya bank, bunga, dan pajak. Sering muncul di mutasi bank, tetapi belum kamu catat di buku.
- Kesalahan input. Misal nominal salah ketik atau transaksi tercatat ganda.
Contoh sederhana:
- Buku mencatat saldo akhir 10.000.000.
- Ada setoran 2.000.000 yang belum muncul di mutasi bank.
- Ada biaya admin 25.000 di mutasi bank yang belum dicatat di buku.
Setelah rekonsiliasi, kedua sisi akan disesuaikan sampai sama.
Kenapa Harus Rutin Setiap Bulan
Akurasi laporan dan arus kas
Rekonsiliasi bulanan memastikan angka kas yang kamu lihat adalah angka nyata. Kamu bisa:
- Menentukan belanja, gaji, dan stok dengan lebih tenang.
- Menghindari keputusan yang berisiko karena angka kas palsu.
Cegah fraud dan transaksi ganda
Dengan rutin mengecek, hal janggal cepat terlihat:
- Transaksi dobel bisa langsung dihapus.
- Penarikan tanpa bukti bisa ditelusuri.
- Setoran yang belum masuk bisa dikejar ke bank atau tim operasional.
Mempermudah tutup buku dan audit
Saat rekons dilakukan tiap bulan:
- Proses closing jadi lebih cepat karena selisih sudah dibereskan.
- Dokumen rapi sehingga mudah ditinjau pemilik atau auditor.
- Tim tidak perlu lembur di akhir periode hanya untuk mencari selisih yang sudah menumpuk berbulan-bulan.
Data dan Dokumen yang Perlu Disiapkan
Agar cara rekonsiliasi bank untuk UMKM berjalan lancar, siapkan data untuk satu periode akuntansi yang sama, biasanya satu bulan.
Mutasi rekening periode berjalan
Unduh mutasi dari internet banking dalam format CSV atau Excel. Pastikan tanggalnya satu bulan penuh, bukan tanggal acak.
Cek kolom tanggal, deskripsi, referensi, debit, dan kredit agar tidak ada sel yang kosong. Bila ada transaksi pembulatan atau pembatalan, beri catatan.
Buku kas bank dari pembukuan
Ambil daftar transaksi kas bank dari software akuntansi atau buku Excel internal. Pastikan akun yang dipakai adalah akun kas bank yang sama dengan rekening yang direkonsiliasi.
Cek kembali klasifikasi akun agar penerimaan tidak masuk sebagai pendapatan yang salah dan pengeluaran tidak tercampur dengan biaya pribadi.
Bukti biaya admin, bunga, pajak, dan e-wallet bila dipakai
Siapkan bukti biaya administrasi bank, bunga jasa giro, pajak, dan biaya lain. Jika bisnis memakai e-wallet seperti OVO, DANA, GoPay, atau ShopeePay untuk menerima pembayaran, ambil juga laporan transaksi e-wallet. Perlakukan e-wallet seperti rekening terpisah yang juga perlu rekonsiliasi.
Langkah Rekonsiliasi Bulanan
1. Cocokkan saldo awal
Pastikan saldo awal di buku sama dengan saldo akhir bulan sebelumnya dan sesuai dengan saldo awal di mutasi bank.
Jika berbeda, hentikan sementara dan telusuri selisih periode lalu agar rekonsiliasi bulan ini tidak bias.
2. Match setoran dan penerimaan
Cocokkan semua kas masuk di buku dengan mutasi bank. Jika ada setoran yang sudah tercatat di buku tetapi belum muncul di mutasi bank, tandai sebagai setoran dalam perjalanan. Di template, MatchID akan membantu menemukan pasangan transaksi yang benar.
3. Match pembayaran
Cocokkan semua kas keluar di buku dengan mutasi bank. Pembayaran yang sudah dicatat di buku tetapi belum terpotong di bank adalah cek atau transfer beredar.
Beri batas waktu wajar. Jika sudah terlalu lama, cek kembali status transaksinya ke pihak bank atau vendor.
4. Catat biaya admin, bunga, pajak
Sering kali biaya admin, bunga, atau pajak hanya muncul di mutasi bank. Buat jurnal penyesuaian di buku agar nilainya ikut tercermin. Dengan begitu, saldo buku akan mendekati saldo bank yang sebenarnya.
5. Perbaiki transaksi dobel atau salah akun
Cari transaksi ganda, salah nominal, atau salah akun. Hapus duplikasi, perbaiki nominal, dan pindahkan ke akun yang benar. Perbaikan ini penting agar laporan laba rugi dan neraca tidak menyesatkan.
6. Susun perhitungan rekonsiliasi
Gunakan format sederhana agar mudah dipahami semua pihak.
- Saldo bank per statement
- Tambah setoran dalam perjalanan
- Kurangi cek atau transfer beredar
- Hasilnya adalah saldo bank tersesuaikan
Bandingkan saldo bank tersesuaikan dengan saldo buku setelah penyesuaian jurnal. Keduanya harus sama.
Jika masih berbeda, telusuri kembali setoran dalam perjalanan yang sudah tua, pembayaran beredar yang belum terealisasi, atau kemungkinan salah input.
7. Arsipkan dan kunci periode
Simpan file Excel, bukti transaksi, dan ringkasan rekonsiliasi. Kunci periode agar tidak ada perubahan tanpa jejak.
Terapkan alur persetujuan sederhana, misalnya disetujui oleh pemilik atau finance lead, sehingga rekons bulan depan mulai dari saldo yang bersih.
Contoh Angka dan Jurnal Penyesuaian
Berikut contoh sederhana agar cara rekonsiliasi bank untuk UMKM lebih mudah dipahami.
- Saldo bank per statement: 55.000.000
- Tambah setoran dalam perjalanan: 2.500.000
- Kurangi cek atau transfer beredar: 1.500.000
= Saldo bank tersesuaikan: 56.000.000 - Saldo buku sebelum penyesuaian: 55.750.000
- Jurnal penyesuaian bersih ke kas: 250.000
= Saldo buku tersesuaikan: 56.000.000
Selisih antara saldo bank tersesuaikan dan saldo buku tersesuaikan adalah 0, artinya rekonsiliasi sudah rapi.
Contoh jurnal
- Biaya admin bank: Dr Beban Adm Bank / Cr Kas Bank
- Bunga bank: Dr Kas Bank / Cr Pendapatan Bunga
- Pajak atau biaya lain: Dr Beban Lain lain / Cr Kas Bank
Gunakan nominal sesuai yang terlihat di mutasi bank. Jika ada transaksi dobel atau salah akun, balik jurnal yang keliru lalu buat pencatatan yang benar.
Template Excel Rekonsiliasi Bank (Gratis untuk UMKM)
Agar proses cara rekonsiliasi bank untuk UMKM konsisten dan cepat, gunakan template Excel rekonsiliasi bank berikut. Fitur utamanya:
- Tabel mutasi dan tabel buku yang siap tempel data CSV atau Excel.
- MatchID untuk membantu pencocokan transaksi berdasarkan tanggal, nominal, dan referensi.
- AutoCleared pada Buku Bank untuk menandai transaksi yang sudah ditemukan pasangannya di mutasi.
- Dropdown Cleared agar tim bisa memberi status Ya atau Tidak dengan cepat.
- Jurnal Penyesuaian untuk biaya admin, bunga, pajak, dan koreksi lainnya.
- Ringkasan selisih di sheet Rekonsiliasi yang menunjukkan saldo bank tersesuaikan, saldo buku tersesuaikan, dan selisih akhir.
- Checklist SOP penutup bulan. Checklist membantu memastikan tidak ada langkah yang terlewat.
Download template Excel:
Kesimpulan
Cara rekonsiliasi bank untuk UMKM membantu menjaga laporan keuangan tetap akurat, arus kas jelas, dan proses tutup buku lebih cepat. Rekonsiliasi rutin juga membuat transaksi ganda, biaya bank yang tertinggal, atau salah input cepat terdeteksi.
Disiplin bulanan memberi dasar yang kuat saat audit, memudahkan pengambilan keputusan, dan mengurangi risiko kebocoran kas. Mulai sekarang lakukan rekonsiliasi setiap akhir bulan. Gunakan template Excel agar proses lebih rapi dan konsisten.
Butuh pendampingan untuk set-up SOP rekonsiliasi, alur persetujuan, dan pelatihan tim? Konsultasikan bersama Balancio Indo agar implementasinya berjalan konsisten dan mudah dipantau.
